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会報のバックナンバーを電子化する理由




大きい規模の団体や企業では、定期的に会報や社内報を発行しているところもあります。

現代ではインターネット、SNSの普及で紙媒体でなくなったケースもあるかもしれませんが、歴史ある団体、企業の場合、バックナンバーを冊子など原本のまま保管していることが多いことと思います。



しかし、冊子のまま保管しているだけでは紙が劣化し、いずれボロボロになります。
殆どページを開かれることもなく、折角の歴史も誰の目にも触れず眠ったまま、という状態となってしまうのは勿体ないことです。

こんな時に推奨されるのが、デジタルデータとして保管する「電子化」という選択肢です。

実際にバックナンバーを電子化することで得られるメリットとは何か?
既に多数の会報、社内報の電子化に携わってきたペパレスの視点で、電子化を推奨する5つの理由を解説します。


①永久保存が可能

バックナンバーを電子化した方が良い最も大きい理由は、データとして永久的に保管できることです。

当たり前のことですが、冊子、書籍は永久的に保管できません。
紙媒体は時間が経つと、様々な劣化が起こります。

保管状況が悪ければ、それほど古いものでなくとも日焼けやカビなどで変色してしまうこともあります。
劣化のない状態での保管は、思っている以上に期限が短いのです。



その点、電子化したデータは劣化することはありません。
誤ってデータを削除してしまった、行方不明になってしまった、という時に備えて同じデータを複数のメモリやクラウド上に保存しておけば、永久的に保管は可能です。

また、紙の劣化が始まってしまうと、綺麗な状態で電子化することがだんだん難しくなってきます。
電子化のタイミングは早いに越したことはない、ということです。

フラットペットタイプのスキャナーでは本の背を裁断せずに電子化することが出来ますので、原本を傷つけず早めにデジタルデータを作成するという選択肢もあります。


②断捨離・スペースの確保

バックナンバーを高品質で電子化すれば、原本を保管しなければならない理由はなくなります。
唯一無二の冊子、書籍だから残しておきたいというのであればそれでも問題はありませんが、重複しているものなど必要以上にバックナンバーの予備を保管しなくて済みます。

原本を処分するという選択をすれば、その分スペースも確保できます。
原本を保管していたとしても、恐らく電子化した後であればそれを開くことはほぼありません。

もし心配であれば一定期間保管しておいて、不必要と判断すれば処分して断捨離するもの一つの選択肢かと思います。


③データを整理できる

電子化したデータの名前を整理しておくと、後から閲覧する際にとても便利です。
発刊日、号数などをファイル名に入れておくと、データは自動的に数字に従って並びます。

それに対し、会報などの薄い冊子は背表紙で中身を判断することができないので、順番に並べて保管していなければ探すのにとても苦労します。
歴史があり、冊数が多いほど探す手間がかかり、その都度原本に触れることで劣化も進んでしまいます。

また、電子書籍では1年分の冊子を1つのファイルに纏めるなどといったことも可能です。
そうすれば実際の冊数よりもファイル数は圧倒的に少なくなります。

しかもAdobe Acrobatには「しおり機能」というものがあり、項目をクリックすると指定のページにジャンプすることができます。
このように1年分のデータの中に12か月分のしおりを作成するととても便利です。



この画像はしおりの「2月」をクリックして、2月のページまでジャンプした状態です。


④公開範囲・閲覧者の選択

会報や社内報を決まった場所に保管していると、閲覧できる人は限られてしまいます。
逆に誰もが手に取れるような状態で保管されていたとしたら、紛失や情報漏洩などのリスクが高まります。

しかし、電子書籍であれば両方の問題をクリアできます。

電子書籍の場合は公開範囲を最大で世界レベルにまで広げられますし、必要な数だけデータをコピーして複製することもできます。
反対にセキュリティのことを考慮するならば、ファイルを閲覧する際にパスワード認証を行うよう設定しておけば良いでしょう。

Acrobatの「文書」の中にある「セキュリティ」から、パスワードなどの文書の保護の設定を変更できます。



このように、データの管理方法次第で公開範囲・閲覧対象者を変えられるというのも、電子化の大きなメリットと言えます。


⑤OCR機能で文字検索が可能

これは電子化したPDFファイルにOCRテキストを埋め込んだ場合のみとなりますが、開いているPDFファイル、もしくは指定したフォルダ内にあるPDFファイルの中から、指定した文字列を検索することができます。

例えば、PDFファイルの中から特定の人名、地域名などが記載されている箇所を見つけ出したいという場合、そのページと文字列の場所へ簡単にジャンプできます。

Acrobatの「編集」から「検索」を選択すると、右側に検索窓が表示されます。



そこに検索したい文字を入力すると検索結果が表示され、クリックするとそのページと位置にジャンプします。



この機能があれば数あるファイル、ページから閲覧したい箇所がすぐ見つかるので、とても合理的です。

ペパレスではこのOCRテキストを埋め込むサービスを1冊800円~オプションで付け加えることができます。
※OCRテキスト化サービスについてはこちら

また、OCRテキストが埋め込まれていれば、ファイル上でドラッグするとテキストデータを選択、コピーできます。引用などにも利用できるので、OCRテキストの埋め込みはお勧めです。





以上がバックナンバーの電子化を推奨する5つの理由です。
電子化、電子書籍はスマートフォンの普及に伴って一気に広まったものなので、まだ馴染みのない方も多いのが現状かと思います。

しかし、これだけ普及したのには、やはり理由があります。
この度挙げた電子化のメリットを考慮すると、長期的に見据えて手間や料金をかけるだけの価値はあると言えるのではないでしょうか。

会報、社内報の電子化を検討されている方は、是非一度ペパレスのホームページをご覧ください。
紙が薄い、劣化して紙が黄ばんでいるというケースも、独自の補正技術で出来る限り本来の状態に近い画像に仕上げます。

歴史が刻まれた貴重なバックナンバーが、新しい形で保管されるきっかけになれば幸いです。