ペパレスの名刺電子化サービス-電子化タイプについて
ペパレスの名刺電子化サービスでは、大きく分けて【画像保存タイプ】【エクセル + 画像ファイル連携タイプ】の2タイプ×2パターン、合計4パターンの電子化を行っております。
〇画像保存タイプ
名刺をスキャナーでスキャンして、単純に画像ファイルとして保存します
紙管理よりは省スペースで持ち運びに便利です。フォルダで最低限の分類は可能。コピーで共有可能。名刺に顔写真や地図がプリントされていたり、名刺上のメモ書きも確認可能。
ただし、画像ファイルゆえに検索での捜索が困難。情報分類・活用面で、紙以上の利便性向上は見込めません。
表面のみのスキャン、又は、表裏両面スキャンからお選びいただけます。
〇エクセル + 画像ファイル連携タイプ
名刺の項目をエクセルに入力し、名簿として電子化しつつ、エクセル上に名刺画像も表示させる弊社独自の画像表示マクロをエクセルファイルに組み込んだエクセル連携仕様です。
検索やソートなど、エクセルの全機能で名刺管理ができつつ、名刺画像も同時に表示する為、失う情報がありません。
また、エクセルとして管理が可能であるため、新たな列に「出会った日」や、「カテゴリ分け」「業務上の進捗分類」「どこで受け取った名刺か？」
等の管理列を追加する。といった次世代の名刺管理が活用可能です。
エクセルファイルに手入力した名刺情報を画像ファイル名にも反映させている為、名刺画像ファイル名が【会社名_部署_役職_氏名_表裏.jpg】となります。これによりファイル名で検索をかけることも可能になります。
ただし、名刺の各項目をエクセルに入力する必要があるため、制作コストは上がります。
画像は一律表裏両面スキャンとなり、エクセルへの入力項目が基本４項目（会社・部署・役職・氏名）パターンと、７項目（左記に追加で、郵便番号・住所・電話番号）からお選びいただけます。
＜ご注意＞
※納品されるエクセルファイルの拡張子はExcel2007以降の標準形式（.xlsx）です。それ以前のファイル形式.xlsへの変換や、旧Excelでの閲覧はできません。
名刺電子化タイプ
①表面のみ画像ファイル化してJPG納品
名刺の表面をスキャン+トリムを行い、連番のjpg画像で納品します。
両面画像ファイル化してJPG納品
名刺の表面・裏面の両面スキャン+トリムを行い、連番のjpg画像で納品します。
jpg画像は、連番_表、連番_裏という構造で保存されます。
③【エクセル4項目 + 画像ファイル連携】で納品
ファイル構造は、画像ファイル+エクセルファイル（.xlsx）となります。
エクセルに入力した名刺情報を画像ファイル名にも反映させている為、名刺画像ファイル名が【会社名_部署_役職_氏名_表裏.jpg】となる為、ファイル名そのものに検索をかけることも可能です。
名刺項目として【会社・部署・役職・氏名・画像アドレス】の、4項目+画像アドレスで納品されます。
エクセルファイル内に簡単な画像表示マクロが入っており、各セルをクリックすることで最終列の[image]の画像アドレスを読み込み、エクセル１行目に名刺の両面画像が表示される仕組みです。
新たに「名刺を受け取った日」や「業務の進捗」などの管理用に新規の行を追加することも可能です。
④【エクセル7項目 + 画像ファイル連携】で納品
ファイル構造は、画像ファイル+エクセルファイル（.xlsx）となります。
エクセルに入力した名刺情報を画像ファイル名にも反映させている為、名刺画像ファイル名が【会社名_部署_役職_氏名_表裏.jpg】となる為、ファイル名そのものに検索をかけることも可能です。
名刺項目として【会社・部署・役職・氏名・郵便番号・住所・電話番号・画像アドレス】の、7項目+画像アドレスで納品されます。
エクセルファイル内に簡単な画像表示マクロが入っており、各セルをクリックすることで最終列の[image]の画像アドレスを読み込み、エクセル１行目に名刺の両面画像が表示される仕組みです。
ファイル中に、住所や電話番号の入力があるため、宛名ラベル用データの編集にも使えます。「名刺を受け取った日」や「業務の進捗」などの管理用に新規の行を追加することも可能です。
