書類スキャン サービス概要
ペパレスの書類スキャンは、オフィスの書類をダンボールに入れてご発送頂き、届いた荷物の合計重量で料金を決定してスキャンする、kg単価制の電子化サービスです。
スキャン方法は、富士通業務用スキャナfi-6800 を使用した自動給紙ADFスキャンとなります。
書類は、収納されているバインダータイトルごとに束ねてPDF化します。
会社の資料をPDF化することでテレワークでも自宅からデータ閲覧することができて便利です。
書類をダンボールにまとめて発送し、1kg 2500円からの重量料金制にて書類スキャンを行うサービスとなります。
■使用機器
高品質業務用スキャナ 富士通fi-6800 を使用した自動給紙ADFスキャンとなります。
※書籍や冊子、フラットベッドタイプのスキャナでの非破壊スキャンは含まない書類限定のサービスとなります。
■品質の目安
裁断スキャン・裁断なしスキャンと同等のスキャン品質です。
＜参考＞各重量に対するおよその書類枚数
| 重量 | 荷物サイズの目安 縦+横+高さ |
コピー用紙換算 |
| 10kg | 80サイズ付近 | 約2500枚 5000ページ |
| 20kg | 100-140サイズ付近 | 約6500枚 13000ページ |
| 30kg（1箱最大） | 140-160サイズ付近 | 約7500枚 15000ページ |
書類スキャンでスキャン可能な書類
＜ご依頼可能なもの＞
はがきサイズ以上、A3サイズ以下の自動給紙可能な書類
片面・両面問わず可能です。
・カラー書類はカラースキャン致します。
・手書き文書も可能です。
＜ご依頼できないもの＞
・自動給紙できない0.5mm以上の厚紙や薄紙（辞書・アルバム・新聞・雑誌・切り抜き 類）
・薄い伝票類・カーボン紙・A3以上の書類
・冊子や書籍 「裁断スキャン」または「裁断なしスキャン」でのご利用となります。
＜追加料金が発生するケース＞
・ホッチキスなどで綴じている場合。また、外した後、再度綴じ直しを行う場合。
・ファイル名が極端に長い文書の場合。
・50ページ以下ごとにPDFファイル作成・ファイル名付与が必要など、細分化されている場合。
＜割引となるケース＞
モノクロ印刷・同一サイズで統一されている書類
書類スキャン 仕様
ご依頼物原本の扱い
作業後の返送をご希望の場合、有料での返送となります。納品形式 PDF形式
※JPG形式もご要望頂ければ可能です。ファイル名・束ね方
バインダなどで、50-500枚程度に区切られた書類はPDF化もその区切りで行いますが、到着書類が数枚の小さな区切り単位である場合や、そもそも区切りがなくA4書類が入る箱に様々な書類がまとめて入っている場合、どこまでを1PDFファイルとし、どういうファイル名にするかするかの分類・命名の判断をまず行う必要があります。そのまとめ方について、弊社の方針をご確認ください。
＜方針＞
50-500枚程度の書類がファイリングされたバインダを区切りとして想定しています。
ファイル名は、バインダ名など、分かる範囲でファイル名を付与します。
数枚単位で区切られる文書が多数存在する場合、又は、区切られていない書類の束の場合は、50-500枚を目安に類似書類をまとめ、「バインダ名」「文書名」「書類１」など依頼物中で判別しやすい命名でファイル作成します。
弊社裁量で作業を行ってよい場合、極力追加料金は発生しないよう配慮させて頂きます。
＜ファイルの分割・分類・束ね方の要望と追加費用について＞
書類（納品後のPDF）の区切り位置について、書類50-500枚程度を目安に、束ねる位置にご希望がある場合は、各書類をナイロン袋などで分けて頂き、さらにそれらに付箋などに希望のファイル名を記載の上、ご発送頂ければ、その区切りでPDF化し、付箋に記載のファイル名を付与します。
ファイル分類やファイル名について、別の方法によるご指示につきましては、ご指示そのものがシンプルで明確な場合は対応可能ですが、その際でも、ファイル単位を想定以上に細分化されたり、長い命名ファイルが多い場合など、作業負荷に大きな影響を及ぼす要望は、追加料金が必要となります。
＜追加料金が発生するケース＞
■ファイル名入力に関する割り増し
・ファイル名の命名について、長いファイルや思考の必要なファイル名の要望は入力作業の負荷が高まる為、割り増しとなります。
例：およそ50字程度を超える長文ファイル名が20ファイルある場合、
100円×20点＝2000円の追加費用となります。
■ファイル細分化に関する割り増し
・1ファイル50ページを下回る単位でのPDF化や分割の要望については、小さなファイルを沢山作る作業は作成作業・確認作業の負荷がとても高くなる為、割り増し対象となります。
例：ダンボール1箱2500枚を10枚ごとにPDF化する場合、作成ファイル数は、250点となります。
100円×250点＝25000円の追加費用となります。
■ファイル名と細分化2つが組み合わされる場合の割り増し
1論文ごとのPDF化など、ファイル名が長く１PDFあたりのページ数も少ないPDFを作成希望の場合、大きな追加費用が必要となります。
例：ダンボール1箱2500枚の書類が10ページの論文の束で、論文名でPDF化をご希望の場合。
200円×250点＝50000円の追加費用となります。
■その他
・区切りやファイル名について、要望がない場合でも、弊社裁量で合理的に分類・命名を簡素化することが難しいと判断した場合、正式見積りまでに、お客様と打ち合わせとさせていただきます。
「片面印刷・A4限定書類」割引サービス
ある程度まとまった物量の「片面印刷・A4限定書類」である場合、30%割引させて頂きます。片面・両面文書混在について
片面文書は片面スキャン・両面文書は両面スキャンを行います。もし片面・両面文書が混在する場合は、両面スキャンを行いますので、空白ページが混入することになります。
※そういった場合の空白ページ除去をご希望の場合、追加費用が発生しますので、ご依頼前に紙の片面・両面をそろえてご依頼頂くと、納品段階でまとまりのある書類が作成されます。
ホッチキス
ホッチキス付きの書類でも取り外してのスキャン対応が可能です。※再綴じ直しも可能です。ホッチキス除去及び、再綴じ直しのご要望はそれぞれ60円/1か所の追加料金が発生します。
PDFセキュリティ
PDFファイルに対するセキュリティ設定は付与せずに納品しますので、到着後にお客様側で、acrobatなどのアプリケーションを利用して、ファイルを印刷、抽出、並び替え、ページ差し替え、ファイル名の変更など、ご自由に行って頂けます。原本の破損と品質について
スキャン中に一般的に発生するローラー跡の付着や、給紙失敗による破れなどは、ある程度はメンテナンスで抑えていますが、弊社の作業でも同様に発生致します。重要文書につきましては、書類であっても「裁断なしスキャン」で1枚づつ手作業でスキャンを行うことも可能ですので、そちらをご利用ください。
チェック機構及び作業ミスについて
書類は本と異なり、ページ番号が付与されていない為、確認が難しく、どうしてもスキャン漏れの発生確率が上がります。納品後の保証期間中、スキャン漏れを確認した際は、無償でフォロースキャンさせて頂きます。
保証期間とフォロースキャン
納品後、データの確認期間として、保障期間をもうけさせていただいております。ページの抜けなど作業ミスなどを発見した場合、保証期間中の再スキャンはフォロースキャンとして業務に想定させていただいております。
例、3万円のご利用→1か月。 20万円のご利用→2か月程度。
※チェックが間に合わない場合、ご連絡くだされば、保証期間の延長依頼も無償で対応可能です。
保証期間中であれば、原本が弊社手元にある場合は、無償対応させていただきます。
原本をお客様に返送されている場合、再スキャンの原因に関係なく、再発送費は一律でお客様負担、弊社からの返送費用は一律弊社負担とさせていただきます。尚、保証期間中の作業そのものは無償対応となります。
※品質の問題が仕様であり、ミスに由来しない場合、再スキャン対象外となります。仕様である可能性が高い場合、確認の為に画像や特定ページのメール添付などで、発送前に事前にご確認させていただく場合があります。
スキャン費用
作業代金は料金表をご確認ください。追加料金
書類が弊社に到着後、実物を確認して「正式見積」をお出しいたしております。
その後、ご入金をもって作業に着手しますが、作業着手後や納品後に追加料金が発生することは一切ありません。
書類の持ち込みについて
オーダーフォームよりお申し込み下さり、発送案内を受けた後であれば、弊社営業時間中であれば、直接の書類持ち込みも可能です。その他重要事項
・個人情報保護・原本の処分処理・領収書請求書
・公益法人様の後払いについて
・事故対応について
上記は、特商法情報欄に記載いたしておりますのでご確認ください。
その他記載のない部分、ご指示のない部分につきましては、弊社裁量で作業を進めさせていただくことになります。
ご不明な点はご確認ください。
