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大学教授の方!卒業生の卒論を、紙のまま保管していませんか?




今は、まさに「卒論」のシーズン。
生徒も教授も、お互いに大変な時期ですよね。

大学生活の集大成である卒論。
その後、図書室や研究室などで管理されている学校が多いとされています。

「生徒一人ひとりの努力の結晶」
とも言える卒論なので、誰かが手に取ることが無かったとしても
簡単に破棄なんて出来ませんよね。

しかし、その卒論は、どのような状態で保管されていますか?

毎年生徒が卒業する訳ですから
創立以降の卒論が、「ただ増えていく」という学校も
多いのではないでしょうか。


紙は時間と共に、

・汚れの付着 ・紙の変色 ・虫食い
など、劣化してしまいますし
保管スペースも減る一方で、管理も困難になります。

そこで、オススメなのが 「デジタル化」です。

卒論をPDFなどのデジタルデータに変換することで
パソコンやタブレットで閲覧することが出来るようになり

データを大切に扱いさえすれば、半永久的に卒論をそのままの状態で
保管できます。


今回は
「卒論をデジタル化するには、どうすれば良いんだろう?」
という方のために、デジタル化するスキャナーの選び方を踏まえて、解説します。


デジタル化の方法① 原本を破壊して、効率良くスキャン


卒論が本の形で綴じられている場合でも、背を切り落としたり解いたりして
ページをバラバラにした方が、効率的にデジタル化ができます。

この場合、いわゆる「自動給紙方式(ADF)」のスキャナーを利用します。

原稿をセットしてスキャンを開始すると
何十枚も一気に読み込むことができるのが特徴です。



富士通 ScanSnap iX1600

スキャン後は、本の形ではなくなり、書類の束となるので
不要であればそのまま処分しても構いませんし
その後も、念のため保管することもできます。

業者によっては、再度糊をつけて、本の形に戻すサービスも存在しますので
そういったものを活用してみても良いかもしれません。

ただし、基本的にはA4サイズまでのものが主流となっているので
それを超えるサイズであれば、思い切って業務用のスキャナーを購入するか
代行業者へ委託することが望ましいかと思います。

デジタル化の方法② 原本を傷つけず、デジタル化


卒論が本の形で綴じられていて
「それを破壊せず、原本もそのままの状態で、デジタル化したい」
というケースも、きっと少なくないと思います。

その場合は、「スタンドスキャナー」「フラットベッドスキャナー」
と呼ばれるタイプのスキャナーを利用します。



富士通 ScanSnap SV600



EPSON DS-50000

これらのスキャナーは、原本を本の形のままスキャンして
デジタル化することができます。

「ページを開く→スキャン」、という工程をひたすら繰り返すので
その分手間はかかってしまうのですが

「原本そのものは貴重だから、傷つけたくない」
「背の部分を切り落として、紙をバラバラにするのはちょっと…」

というケースに対応できます。


スタンドスキャナーは、本を開いた状態で画像を読み込むので
見開きの状態が、1枚の画像データになります。

機能がどんどん向上しているので、ページの内側の歪みなども
最近はきれいに補正してくれるようになりました。

見開きの2ページを使って、1つの地図や表が載っているような場合は
スタンドスキャナーは相性が良いでしょう。


対して、フラットベッドスキャナーは片面ずつページをスキャンする作りになっています。

見開きの状態で読み込ませることもできますが
そうすると、本の内側の影や歪みがそのまま反映されるので
オススメはしません。

ただ、1ページずつきちんとデジタル化できるので
出来上がったデジタルデータは
原本と同じ感覚でページをめくって閲覧できます。

また、スタンドスキャナーは
「見開きの状態で、最大A3サイズまで」
「原稿の厚さは3cm程度まで」
などといった制限がある場合が多く

大きくて分厚い書籍をデジタル化することが
できない可能性があります。

その点では、フラットベッドスキャナーは
「片面A3サイズ」まで対応したモデルも増えていますし
分厚さによってスキャンが出来ないということもありませんので
無難であると言えます。



ここまでが、基本的な「卒論のデジタル化の方法」ですが
そもそも「そんなに手間暇かけている余裕がない!」
という大学関係者の方も、多いことかと思います。

これまで何年分も蓄積されてきた卒論を
空いた時間にデジタル化していく、というのは
現実的に考えて、大変ですよね。


そういった大学の書類のデジタル化に関して 大きな実績があるのが、株式会社ペパレス製作所のスキャニングサービスです。

2021年の段階において
大学・学会・学術機関・出版社様のご利用がのべ200機関を超えており

A3サイズまで対応した自動給紙方式(ADF)スキャナーや
フラットベッドスキャナーのほかに
最大A0サイズまでスキャンできる大型スキャナーも導入しています。

その為、大きな図面も1枚の画像としてデジタル化が可能です。

デジタル化の方法も、先ほど紹介した2種類から選べるので
コスト重視かクオリティ重視かも選択できますし

スキャン後の原本の扱いも

・一定期間保管後、責任を持って処分 ・そのまま返却 ・簡易製本 ・補強製本
という、4つのパターンから選択できます。


さらに、オプションにはなりますが
「OCR機能」というものを、1冊につき基本的に1000円でつけられて

それによって、デジタルデータで「文字検索」が可能になります。

生徒の氏名や単語などで検索すると、その文字列が含まれたページにジャンプするので
管理や閲覧の利便性も、格段に向上します。


実際に、ペパレスのスキャニングサービスは、リピーターの方が多く
お試しで数冊だけデジタル化した後、まとまった冊数のデジタル化の依頼に繋がるケースも
少なくありません。


今年の卒論をまとめ上げる前に
今までそのままにしてきた、過去の卒論たちを
スッキリ整理しませんか?

年度末のため、3月に向けてデジタル化の依頼が混み合うので
「これまでの卒論、年度内に整理しようかな」
と思われた方は、是非お早めに、ホームページのご確認のうえ
お問い合わせください。

ペパレス製作所 スキャニングサービスについてはこちら