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溜まっている年賀状を「デジタル化」で整理しませんか?





いよいよ年末。
発行枚数が減少しているとは言え、やはり日本人として「年賀状」を交換するという方は
沢山いらっしゃることと思います。

交換する枚数は、もちろん人それぞれですが、
これまで受け取った年賀状は、どうされていますか?

年末に「今年は誰に書こうかな」と考えるために、
年始に受け取った年賀状を整理することはあると思いますが

その役割を終えたとしても
「やっぱり、捨てちゃうのもな…」
という気持ちも出てきてしまいますよね。


実は私も捨てられないタイプで、何年も前の年賀状を見つけると

「すごい!懐かしい!」
「この時はこんな事を友達と話してたな」

と思い出に浸ってしまい、余計に捨てられないという状態に。

けれど、これがこの先ずっと続くと、もちろん保管場所が増えていく一方。


そんな私のように
「分かってるけど、捨てられないんだよなぁ」
という方にオススメしたいのが

「年賀状のデジタル化」です。

デジタル化というものに馴染みがない方もおられるかもしれませんが
こちらが実際のデジタル化した過去の年賀状です。



このように、パソコンの画面で閲覧できるようになれば
手元のハガキを処分しても問題ありませんよね。


デジタル化の方法は、大きく分けると

①自宅のスキャナーやアプリを使って、自ら行う
②業者にデジタル化の代行を依頼

の二つです。

最近はスキャナープリンターや専用のアプリも普及してきたので
自分で年賀状をデジタル化することが出来る家庭も増えてきました。

ただ、何十枚、何百枚の年賀状を自分でデジタル化するのは、それなりの時間と労力がかかるので
業者へ年賀状を送って、デジタルデータにしてもらう方が
忙しい現代人の生活には合っているように思います。

業者も様々で、1枚数十円でデジタル化する業者もあれば、重量によって料金を設定する業者もあるので
お手元の年賀状の量に合わせて、見合ったサービスを選択してみるのが良いでしょう。


そして、もう一つ「業者に代行するメリット」として
「電子書籍の形(PDF)で納品される」というものがあります。

デジタルデータには、形式が色々ありますが
JPEGやPNGなどの画像ファイルでは、1枚1枚の画像がバラバラになってしまいます。

しかし、電子書籍のような形で、年度ごとにPDFファイルにまとめると
データもスッキリ整理されて、見返しやすくもなります。



さらに、これはデジタル化のオプション機能にはなりますが
PDFファイルに「透明文字を埋め込む」ことができます。

「OCR機能」と言った方が、ピンとくる方もいらっしゃるかもしれません。

この透明文字を埋め込むことで、住所や名前の検索が出来るようになるのですが
それによって、利便性が高くなります。

実際の画像がこちらです。



「花子さんから届いた年賀状を見たいな」
と思って、PDFファイルを開いて、検索窓に「花子」と入れたとします。

すると、沢山あるページの中から「花子」と書かれているページ、場所を特定してくれます。

もちろん、テキストをコピーすることもできるので
住所録を作る際にも、とても役に立ちます。

ただし、この透明文字は、手書きの文字は対象外となります。

ソフトを使って印刷された文字であれば、この機能を付けることが可能なので
そういった年賀状が手元にたくさんあるという方は、デジタル化する際に
このオプションを追加する価値はあると思います。


このように、一度デジタル化をしてしまえば
年賀状自体を処分してしまっても、パソコンやスマートフォンで年賀状を見返せたり
データとして管理しやすくなったりと
たくさんのメリットがあります。


この「年末年始」を過ぎると、次の年末まで、
おそらく年賀状について考えることは殆どありませんよね。

1年後、
「結局今までの年賀状、そのままにしちゃってたな」
と後悔しないために

思い切って今までの年賀状をデジタル化しませんか?


もし、「本当に年賀状を沢山溜めすぎて困っている」という方は
ペパレス製作所の「書類スキャンサービス」がオススメです。

こちらは1kgあたり2500円~というリーズナブルなサービスで
オプションで透明文字を埋め込むことも可能です。

個人情報の保護や、原本の処分処理に関しても、細心の注意を払っているので
デジタル化を依頼した後の、年賀状の扱いも安心です。


お困りの方は、是非一度お試しください。