ペパレス ＞ コラムTOP ＞ デジタル化しやすい実験・学習ノートの作り方
パソコンが普及したことで、学習ノートやレポートなどを自らの手で書く割合が減りました。
しかし、それらが100%デジタルになるかと言えば、そうとも言えません。
デジタルではデータが突然消える可能性もありますし、資料を貼り付けたりちょっとした書き足しができたりするなど、手書きだからこそ自由が利く場面もあります。
また、ノートや書類は積み重なると膨大な量になるので、後に電子化を考えている方もおられると思います。
電子化すればそれらを処分することもできますし、大切なものであればバックアップとして大きな役割を果たしてもくれます。
ペパレスでもノート、書類を電子化するサービスがありますが、状態によっては多くの手間がかかり、料金が高騰してしまうケースもあります。
ご自身で電子化する場合でも、一歩間違えれば全く作業が進まないといった事態になりかねません。
そこで今回は、電子化することを前提としたノートや書類の作り方の6つのポイントを紹介します。
まずは電子化に使用するスキャナーに合わせて、ノートにするか、ルーズリーフにするかを決める必要があります。
フラットペットタイプのスキャナーでは、ノートの方が適しています。
自動給紙タイプのスキャナーではルーズリーフ、もしくは裁断しても問題ないノートが適しています。
弊社の場合、裁断せずフラットペットタイプのスキャナーで作業すると料金が2～3倍となります。
業者への代行を検討している場合は参考にしてください。
スキャナーを通して電子化する場合、薄い文字は光で飛んで消えてしまう可能性があります。逆にインクが出やすいペンで書くとページの裏に写ってしまうこともあります。
油性ボールペンはインクが紙に染み込みにくいので、最も理想的です。
シャーペンや鉛筆でもしっかり書かれた文字であれば綺麗にスキャンされますが、自動給紙タイプのスキャナーで読み込む際はローラーが真っ黒に汚れてしまうので注意が必要です。
また、蛍光ペンはインクが染み込みやすいため、裏写りを防ぎたい場合は薄い色やインク量の少ないペンを使用してください。
表紙のタイトルには、使い始めた年月日（必要に応じて使い終えた日）まで記載することをお勧めします。
電子化した際に年月日をタイトルに入れておけば、データを並べたときに自動的に日付順となります。
PDFファイルにすると表紙を見てデータ選ぶということができませんので、ファイル名で「いつ・何のデータ」かが分かる工夫が必要となります。
予めデータのファイル名を考えたうえで表紙のタイトルにしておくと、代行業者に委託した場合でもそれに従ったファイル名で納品されることと思います。
最も重要なのは、ページの端まで文字を書かないことです。
ノートを裁断する場合、ノートの内側ギリギリに書かれた文字は切り落とされてしまう可能性があります。
裁断せずフラットペットタイプのスキャナーを使用しても、大きく乗り出してスキャンする手間がかかったり、乗り出すことで反対側がスキャン領域からはみ出してスキャンできなかったりと問題が生じます。
作業を手間取らせる大きな要因となるので、なるべくページの余白部分は空けておくことをお勧めします。
関連する資料や問題・解答など、プリント類を貼りつけることも多くあると思います。
しかし、貼り付け方を間違えると電子化の際に大きな手間がかかります。
場合によってはちゃんと電子化できないケースもありますので、ポイントを押さえておきましょう。
まず、折り畳んだ状態で貼らないことが重要です。
サイズが合わないプリントは折って調節するのがスタンダードですが、フラットペットタイプのスキャナーではその都度紙を開かなければなりませんし、自動給紙タイプのスキャナーでは読み込むこともできません。
折り畳んだプリントが貼ってあることに気づかずスキャンすれば、うっかりプリントの裏面だけをスキャンしていた、という事態にも繋がります。
出来る限りプリントはページ内に収まるサイズにカットして貼り付けることをお勧めします。
また、糊ではなくホッチキスでプリントを留めるとスキャナーのガラスに傷をつける可能性があるので、極力控えた方が良いでしょう。
スキャンする際にプリントが剥がれたり破れたりしないよう、しっかり貼り付けておくのもポイントです。
自動給紙スキャナーでは紙詰まりを起こす可能性もあるので、同じページに2枚以上紙を重ねる貼り方も避けた方が無難かと思います。
電子化をスムーズに行うため、作業を行う前に予め確認しておくべきことがいくつかあります。
・折れたプリント類が貼り付けられていないか
・プリント類が挟まっていないか
・ページの端が折れていないか
・糊でページ同士が貼りついていないか
・消しゴムのカスなど小さなゴミが挟まっていないか
これらを先に確認、手直ししておけば、作業の進み方は大きく変わります。
スキャン代行業者としてもこれらを予め準備していただければとても助かりますし、折り込みのプリントがある、ないでは料金も変動します。
以上が電子化しやすいノート、書類の作り方です。
電子化は断捨離、予備としてのデータ、勉強や研究内容の共有など、メリットは多くあります。
今のところ電子化するつもりはないという方でも、このようなノートや書類のまとめ方をして損はないかと思います。
Scansnapなどを使用してご自身で電子化するのも良いですし、冊数が多い、ノートを裁断できないなど事情があればスキャン代行業者に依頼するという方法もあります。
ペパレスではノート、書類のスキャンを行っており、原本が不要であればスキャン後に責任を持って処分いたします。
1kg1000円の定額料金でのスキャンサービスもご用意しておりますので、膨大な書類の処理にお困りの方は、是非一度ページをご覧ください。
デジタル化しやすい実験・学習ノートの作り方
パソコンが普及したことで、学習ノートやレポートなどを自らの手で書く割合が減りました。
しかし、それらが100%デジタルになるかと言えば、そうとも言えません。
デジタルではデータが突然消える可能性もありますし、資料を貼り付けたりちょっとした書き足しができたりするなど、手書きだからこそ自由が利く場面もあります。
また、ノートや書類は積み重なると膨大な量になるので、後に電子化を考えている方もおられると思います。
電子化すればそれらを処分することもできますし、大切なものであればバックアップとして大きな役割を果たしてもくれます。
ペパレスでもノート、書類を電子化するサービスがありますが、状態によっては多くの手間がかかり、料金が高騰してしまうケースもあります。
ご自身で電子化する場合でも、一歩間違えれば全く作業が進まないといった事態になりかねません。
そこで今回は、電子化することを前提としたノートや書類の作り方の6つのポイントを紹介します。
①ノート？ルーズリーフ？
まずは電子化に使用するスキャナーに合わせて、ノートにするか、ルーズリーフにするかを決める必要があります。
フラットペットタイプのスキャナーでは、ノートの方が適しています。
自動給紙タイプのスキャナーではルーズリーフ、もしくは裁断しても問題ないノートが適しています。
弊社の場合、裁断せずフラットペットタイプのスキャナーで作業すると料金が2～3倍となります。
業者への代行を検討している場合は参考にしてください。
②何で書く？
スキャナーを通して電子化する場合、薄い文字は光で飛んで消えてしまう可能性があります。逆にインクが出やすいペンで書くとページの裏に写ってしまうこともあります。
油性ボールペンはインクが紙に染み込みにくいので、最も理想的です。
シャーペンや鉛筆でもしっかり書かれた文字であれば綺麗にスキャンされますが、自動給紙タイプのスキャナーで読み込む際はローラーが真っ黒に汚れてしまうので注意が必要です。
また、蛍光ペンはインクが染み込みやすいため、裏写りを防ぎたい場合は薄い色やインク量の少ないペンを使用してください。
③タイトルの付け方は？
表紙のタイトルには、使い始めた年月日（必要に応じて使い終えた日）まで記載することをお勧めします。
電子化した際に年月日をタイトルに入れておけば、データを並べたときに自動的に日付順となります。
PDFファイルにすると表紙を見てデータ選ぶということができませんので、ファイル名で「いつ・何のデータ」かが分かる工夫が必要となります。
予めデータのファイル名を考えたうえで表紙のタイトルにしておくと、代行業者に委託した場合でもそれに従ったファイル名で納品されることと思います。
④書き込むときの注意点！
最も重要なのは、ページの端まで文字を書かないことです。
ノートを裁断する場合、ノートの内側ギリギリに書かれた文字は切り落とされてしまう可能性があります。
裁断せずフラットペットタイプのスキャナーを使用しても、大きく乗り出してスキャンする手間がかかったり、乗り出すことで反対側がスキャン領域からはみ出してスキャンできなかったりと問題が生じます。
作業を手間取らせる大きな要因となるので、なるべくページの余白部分は空けておくことをお勧めします。
⑤プリントを貼りたい場合は？
関連する資料や問題・解答など、プリント類を貼りつけることも多くあると思います。
しかし、貼り付け方を間違えると電子化の際に大きな手間がかかります。
場合によってはちゃんと電子化できないケースもありますので、ポイントを押さえておきましょう。
まず、折り畳んだ状態で貼らないことが重要です。
サイズが合わないプリントは折って調節するのがスタンダードですが、フラットペットタイプのスキャナーではその都度紙を開かなければなりませんし、自動給紙タイプのスキャナーでは読み込むこともできません。
折り畳んだプリントが貼ってあることに気づかずスキャンすれば、うっかりプリントの裏面だけをスキャンしていた、という事態にも繋がります。
出来る限りプリントはページ内に収まるサイズにカットして貼り付けることをお勧めします。
また、糊ではなくホッチキスでプリントを留めるとスキャナーのガラスに傷をつける可能性があるので、極力控えた方が良いでしょう。
スキャンする際にプリントが剥がれたり破れたりしないよう、しっかり貼り付けておくのもポイントです。
自動給紙スキャナーでは紙詰まりを起こす可能性もあるので、同じページに2枚以上紙を重ねる貼り方も避けた方が無難かと思います。
⑥電子化する前に確認すべきこと！
電子化をスムーズに行うため、作業を行う前に予め確認しておくべきことがいくつかあります。
・折れたプリント類が貼り付けられていないか
・プリント類が挟まっていないか
・ページの端が折れていないか
・糊でページ同士が貼りついていないか
・消しゴムのカスなど小さなゴミが挟まっていないか
これらを先に確認、手直ししておけば、作業の進み方は大きく変わります。
スキャン代行業者としてもこれらを予め準備していただければとても助かりますし、折り込みのプリントがある、ないでは料金も変動します。
以上が電子化しやすいノート、書類の作り方です。
電子化は断捨離、予備としてのデータ、勉強や研究内容の共有など、メリットは多くあります。
今のところ電子化するつもりはないという方でも、このようなノートや書類のまとめ方をして損はないかと思います。
Scansnapなどを使用してご自身で電子化するのも良いですし、冊数が多い、ノートを裁断できないなど事情があればスキャン代行業者に依頼するという方法もあります。
ペパレスではノート、書類のスキャンを行っており、原本が不要であればスキャン後に責任を持って処分いたします。
1kg1000円の定額料金でのスキャンサービスもご用意しておりますので、膨大な書類の処理にお困りの方は、是非一度ページをご覧ください。
