書類まるごとスキャン サービス概要

書類をダンボールにまとめて発送し、10kg 10000円(A4モノクロ書類限定コースの場合)
からの重量料金制にて書類スキャンを行うサービスとなります。

■使用機器
高品質業務用スキャナ 富士通fi-6800 を使用した自動給紙ADFスキャンとなります。

一般的なA4モノクロ書類に限定した「A4モノクロ書類限定コース」と、
パンフレットやA3書類、カラー書類、冊子、書籍(市販書籍のスキャンについては許諾が必要です)など、裁断機、A3スキャナを必要に応じて使用する電子化が可能な「限定解除コース」の2コースのご用意があります。

※自動給紙できない冊子や書籍タイプの文書を含む場合、裁断を行いスキャンします。
※フラットベッドタイプのスキャナでの非破壊スキャンは含まないサービスです。
※A3以上の紙・カーボン紙・1mm以上の厚紙・紙の崩壊が進んだ古書 など、自動給紙スキャンに適さない紙は対象外です。

■品質の目安
・業務用高品質スキャナを使用したスキャンとなりますので、scansnapによるスキャン結果と比較した場合、画像の傾きやゆがみ、著しい設定ミスが抑えられた安定感のある品質になっています。
弊社高品質スキャンの品質を8程度とした場合、書類丸ごとスキャンではコストパフォーマンスを優先し、品質6-7付近を狙ったサービスとなります。

例:濃度調節・裏写り・紙の黄ばみの除去、縦筋ノイズが発生した際、
高品質スキャン(裁断スキャン・裁断なしスキャン・一般書類スキャン)の場合、完全な最適設定を目指していますが、まるごと書類スキャンの場合は、著しいものを除き、薄い黄ばみや縦筋の残りなど、小さな誤差での再スキャンは行わない仕様となります。その他、別担当者による2重のチェックが省略されます。
一方で、PDFファイルの最終確認・編集作業をお客様が行う前提のサービスとなりますので、無料のフォロースキャン(再スキャン)サービスが付属します。


<参考>各重量に対するおよその書類枚数
重量  荷物サイズの目安
縦+横+高さ
コピー用紙換算
10kg 80サイズ付近 約2500枚
20kg 100-140サイズ付近 約6500枚
30kg(1箱最大) 140-160サイズ付近 約7500枚



まるごとスキャンの選べる2タイプ


A4モノクロ書類限定コース
10kg 10000円(税別)~

ご依頼がA4モノクロ書類に限定される場合のまるごとスキャンサービスです。

最低受注価格は10kg10000円。10kg以上は、1kgごとに1000円増となります。
・限定コース・限定解除コース合計で10kgの場合も対応可能です。
・A4モノクロ書類以外の文書が含まれる場合、限定解除コースの料金となります。選別に注意してください。


<ご依頼可能なもの>
A4書類のみ。カラー書類もモノクロスキャンする場合は対応可能です。片面・両面は不問です。
ホッチキスやクリップで綴じられていても対応可能です。

<ご依頼できないもの>
上記以外の書類。裁断が必要なパンフレットや他のサイズの文書も作業対象外です。



限定解除コース
10kg 15000円(税別)~

前処理として、裁断が必要な冊子や、カラー書類、パンフレット、B5書類やA3書類など、A4以外の書類が混在する場合でも、自動給紙可能な書類であれば、必要に応じて弊社裁量で裁断を行い、スキャンするコースです。
・最低受注価格は10kg15000円となります。
・10kg以上は、1kgごとに1500円増となります。
・A3書類・カーボン紙・厚紙など自動スキャンが不可能な書類は、対象外となります。
・裁断が必要な冊子や取り外せないバインダは破壊・裁断してのスキャンとなります。
・複数枚まとめてのスキャンが中心となります。カラー書類はカラースキャンしますが、裏写りや色飛びなど詳細なコントロールができない仕様です。
※高品質なスキャンをご希望の場合、1冊単位で受注を承る「高品質スキャン」をご利用ください。

<ご依頼可能なもの>
はがきサイズ以上、A3サイズ以下の自動給紙可能な書類、書籍タイプの文書
片面・両面問わず可能です。
・カラー書類はカラースキャン致します。

<ご依頼できないもの>
電子化の許諾を得ていない市販書籍や雑誌類
自動給紙できない0.5mm以上の厚紙や薄紙(辞書・アルバム・新聞・雑誌・切り抜き 類)
薄い伝票類・カーボン紙・A3以上の書類
裁断を望まない冊子や書籍類

<不向きなもの>
カラーの書類や劣化した書類は、詳細な設定を行わなければ、綺麗なスキャンができません。
まるごとスキャンでは、およそ100枚程度ごとに平均的設定でスキャンを行う方針ですので、カラーの濃淡、裏写り、色飛びなどの最適設定から多少はずれることもあるため、写真やデザイン関連の文書など、微妙な表現が求められる媒体のスキャンには向きません。



書類まるごとスキャン 仕様


基本方針

大量の書類を可能な限りコストを抑えてスキャンし電子化を行うサービスとなります。
大部分のお客様は追加料金なしで大量の書類スキャンが可能となるよう、合理的にスキャンを行う方針ですので、
ファイル名が長文である場合は簡略化したり、片面と両面用紙が混ざり合っている場合は、一律両面スキャンを行う、その他、濃淡混ざる書類の場合、1枚1枚への最適濃度調整ではなく、書類一束の平均的濃度を狙った設定でスキャンを行うなど、現場裁量で、合理的に簡略化した作業を行う方針となります。

詳細な作業方針は下記の記載に基づき、全従業員が同一仕様で作業を行っておりますが、一部で依頼物の個別の事情に応じて最適な作業を行う必要があるため、現場裁量を優先しておりますので、「おまかせ」前提のスキャンサービスとなります。
作業方法に対してのご指示ご要望も可能ですが、コストが増加する要件については追加料金が必要となります。


ご依頼物原本の扱い


基本的に書類の自動スキャンを想定したサービスですが、冊子や本が含まれる場合は、綴じ部分を裁断してスキャンを進めます。非破壊スキャンではございませんので、重々ご注意ください。



スキャン方法

基本的に富士通fi-6800によりスキャンを行います。ある程度まとまった枚数ごとに設定を行いますが、
微妙なカラー表現に合わせた設定までは行いませんので、写真やレントゲンなどのスキャンには向きません。
基本的にビジネス文書向けのサービスです。


納品形式 PDF

バインダなど束単位でPDFファイル化します。
極端に大きなファイルになることを防ぐため、2分割、3分割とする場合もあります。
少数枚数の文書は複数をまとめてスキャンしPDF化します。


ファイル名・束ね方

バインダなどで、50-500枚程度に区切られた書類はPDF化もその区切りで行いますが、到着書類が数枚の小さな区切り単位である場合や、そもそも区切りがなくA4書類が入る箱に様々な書類がまとめて入っている場合、どこまでを1PDFファイルとし、どういうファイル名にするかするかの分類・命名の判断をまず行う必要があります。
そのまとめ方について、弊社の方針と、お客様がご要望をお持ちの場合について、下記事項をご確認ください。

<方針>
50-500枚程度の書類がファイリングされたバインダを区切りとして想定しています。
ファイル名は、バインダ名など、分かる範囲でファイル名を付与します。

数枚単位で区切られる文書が多数存在する場合、又は、区切られていない書類の束の場合は、50-500枚を目安に類似書類をまとめ、「書類1」「・・仕様1」など依頼物中で判別しやすい命名でファイル作成します。
タイトルが長い場合は一部省略、または、「書類1」「・・仕様1」といったファイル名とします。
スキャンの過程で、複数書類の混在するPDFファイルと、バインダなど元の区切りで作成されたPDFファイルのそれぞれが納品される場合、「単独」「混在」フォルダに分別の上、納品させていただきます。


<割り増し料金について>
基本的に、上記作業方法に基づき、弊社裁量で作業を行ってよい場合、極力割り増し料金の請求は行わない方針となっております。
分類・命名方法にご指定がおありの際は、ご連絡くだされば対応させていただきますが、その際は、お客様弊社間・社内での打ち合わせから始まり、通常外の作業コストやチェック事項が発生する為、コストに応じて割り増し料金が発生する場合がございます。詳しくは下記をご確認ください。


<ファイルの分割・分類・束ね方の要望と追加費用について>
書類(納品後のPDF)の区切り位置について、書類50-500枚程度を目安に、束ねる位置にご希望がある場合は、各書類をナイロン袋などで分けて頂き、さらにそれらに付箋などに希望のファイル名を記載の上、ご発送頂ければ、その区切りでPDF化し、付箋に記載のファイル名を付与します。
ファイル分類やファイル名について、別の方法によるご指示につきましては、ご指示そのものがシンプルで明確な場合は対応可能ですが、その際でも、ファイル単位を想定以上に細分化されたり、長い命名ファイルが多い場合など、作業負荷に大きな影響を及ぼす要望は、追加料金が必要となります。
<通常想定としている目安>
ダンボール1箱2500枚に10のバインダが入っており、50-500枚程度で約10-25点のPDFを作成が目安
<割り増しとならないケース>
・区切りやファイル名について、要望や指定が一切なく、弊社裁量で複数ファイルにまとめたり、ファイル数や長文が多い際、合理的に省略可能な場合。
・およそ1PDFが50ページを超える範囲での束ね方の要望の場合、割り増しとはなりません。
・全てのページを1枚のJPGファイルとして出力し、ファイル名は個別に入力しなくともおよそ自動出力の結果で良い。というご要望の場合、無料で対応可能です。JPG納品希望とお申し付けください。
例10kg2500枚から、2500枚のJPGファイル(ファイル名は自動生成)を作成


<割り増しとなるケース>
■ファイル名入力に関する割り増し
・ファイル名の命名について、長いファイルや思考の必要なファイル名の要望は入力作業の負荷が高まる為、割り増しとなります。
例:およそ50字程度を超える長文ファイル名が20ファイルある場合、
100円×20点=2000円の追加費用となります。
■ファイル細分化に関する割り増し
・1ファイル50ページを下回る単位でのPDF化や分割の要望については、小さなファイルを沢山作る作業は作成作業・確認作業の負荷がとても高くなる為、割り増し対象となります。
例:ダンボール1箱2500枚を10枚ごとにPDF化する場合、作成ファイル数は、250点となります。
100円×250点=25000円の追加費用となります。
■ファイル名と細分化2つが組み合わされる場合の割り増し
1論文ごとのPDF化など、ファイル名が長く1PDFあたりのページ数も少ないPDFを作成希望の場合、大きな追加費用が必要となります。
例:ダンボール1箱2500枚の書類が10ページの論文の束で、論文名でPDF化をご希望の場合。
200円×250点=50000円の追加費用となります。
■その他
・区切りやファイル名について、要望がない場合でも、弊社裁量で合理的に分類・命名を簡素化することが難しいと判断した場合、正式見積りまでに、お客様と打ち合わせとさせていただきます。



片面・両面及び混在
重量料金制のサービスとなりますので、片面用紙・両面用紙・その混在の場合、いずれも割り増し料金なしでスキャン可能です。
片面用紙の場合、片面スキャンを行い、両面用紙の場合、両面スキャンを行います。
混在する場合、ある程度まとまっている場合は、片面・両面を組み合わせてスキャンしますが、1枚1枚が片面両面と混在している場合は、弊社裁量で一律両面スキャンを行いますので、空白ページが残る仕様となります。
※そういった場合の空白ページ除去をご希望の場合、追加費用が発生しますので、ご依頼前に紙の片面・両面をそろえてご依頼頂くと、納品段階でまとまりのある書類が作成されます。


ホッチキス

ホッチキス付きの書類でも取り外してのスキャン対応が可能です。※再綴じ直しはおこなっておりません。
 ホッチキスの箇所が10kg中10か所以上、及び、再綴じ直しのご要望は追加料金(1か所40円)となります。

<追加料金とならないケース>
およそ1箱2500枚あたり、10か所を超えない程度の場合、追加費用はかかりません。
<追加料金となるケース>
・ダンボール1箱2500枚が10枚ごとにホッチキスで止められている場合、
40円×250か所=10000円の追加費用となります。
・スキャン後の原本を返却の際でも、再ホッチキス閉じは行なっておりません。行う場合は、ご要望を頂けましたら、外す費用と同額の1か所40円の追加費用で対応可能です。


PDFセキュリティ

PDFファイルに対するセキュリティ設定は付与せずに納品しますので、到着後にお客様側で、acrobatなどのアプリケーションを利用して、ファイルを印刷、抽出、並び替え、ページ差し替え、ファイル名の変更など、ご自由に行って頂けます。


原本の破損と品質について

スキャン中に一般的に発生するローラー跡の付着や、給紙失敗による破れなどは、ある程度はメンテナンスで抑えていますが、弊社の作業でも同様に発生致します。
原本の劣化を極力避けたい場合、「高品質スキャン」の裁断なしスキャンや「一般書類スキャン」をご利用ください。


チェック機構及び作業ミスについて

高品質スキャンとの違いは、
①別担当者による2重チェックを行っていないこと、および、
②自動設定のスキャンであるため、設定変更による画質改善を考えない
という2点で、品質の劣化がある程度、見込まれます。

尚、最終チェックをお客様が行っていただくことを想定しておりますので、
確認で、異常(ページ抜けや大きな縦筋ノイズ、大きな傾きなど)を保証期間中に発見されましたら、フォロースキャンをさせていただきます。


保証期間とフォロースキャン

納品後、物量に応じて、データの確認期間として、保障期間をもうけさせていただいております。
ページの抜けなど作業ミスなどを発見した場合、保証期間中の再スキャンはフォロースキャンとして業務に想定させていただいております。
例、3万円のご利用→1か月。 20万円のご利用→2か月程度。
※チェックが間に合わない場合、納品直後であれば、保証期間の延長依頼も無償で対応可能です。
保証期間中であれば、原本が弊社手元にある場合は、無償対応させていただきます。
原本をお客様に返送されている場合、再スキャンの原因に関係なく、再発送費は一律でお客様負担、弊社からの返送費用は一律弊社負担とさせていただきます。尚、保証期間中の作業は無償対応となります。
※品質の問題が仕様に由来する場合、再スキャン対象外となります。仕様である可能性が高い場合、確認の為に画像や特定ページのメール添付などで、発送前に事前にご確認させていただく場合があります。

<フォロースキャンで対応できないもの>
事前にご申告・ご確認のなかった仕様や個別の要望の認識の相違、想定外を原因とするミス(とお客様が判断されたもの)など、弊社に明らかに過失があると言えない不具合につきましては、再スキャン対象外となります。
「お客様を基準にご満足いただけるまでやり直すサービス」という趣旨でのフォローではございませんので、ご注意ください。
保証期間を経過しましたら、サポート終了となります。再スキャンであっても、新たな注文としてご依頼が必要となります。



その他重要事項


特商法情報欄に弊社に一般的な事故対応につきまして記載がありますのでご確認ください。
その他記載のない部分、ご指示のない部分につきましては、弊社裁量で作業を進めさせていただくことになります。
ご不明な点は必ず事前にご確認ください。

<個人情報保護・原本の処分処理>
特商法情報欄に記載いたしておりますのでご確認ください。

<領収書請求書>
特商法情報欄に記載いたしておりますのでご確認ください。

<公益法人様の後払いについて>
特商法情報欄に記載いたしておりますのでご確認ください。



まるごと書類スキャン 料金表


必要料金

基本料金1000円+スキャン費用+オプション+消費税
となります。


基本料金 一律 1000円

一度の注文ごとに発生する基本料金で、CD・DVD発行費用など諸費用に相当します。


原本の返送費・処分費

処分費用・返送費用ともに無料です。


スキャン料金:A4モノクロ書類限定コース 10kg 10000円(税別)

スキャン料金:限定解除コース       10kg 15000円(税別)


最低受注金額は10kgとなります。10kgに満たない場合のスキャン費用は10kg料金となります。
10kg以上は1kgごとに追加料金を計算します。
荷物1箱の最大重量は、取り回しの都合上、30kgまででお願いします。
30kgをオーバーしますと、配送や持ち運びが困難となりますので、複数小口に分割してご依頼ください。
見積もりには、外箱ダンボールも重量計算に含めます。


割増し料金 到着後の荷物に極端に大きな作業負荷を要する事情がある場合、書籍到着後の正式見積もりで、割り増し料金についてご連絡させていただく場合があります。但し、作業後に事後的に追加料金のご請求をすることはありません。


まるごと書類スキャン オプション料金表


スキャン後書類の返送サービス

原本の返送をご希望の場合、無料で返送可能です。

追加納品:透明文字埋込みPDF

1kg 800円
通常のスキャンPDFとは別に、自動OCR処理を施したPDFを追加納品するサービスです。

オプション:解像度300→400dpiにアップ

1kg 500円
原本の返送をご希望の場合、無料で返送可能です。



特急納品サービス

合計費用の30%割増
○順番待ちを飛ばして優先的に複数の作業者で一気に作業・返送を行う費用です。
○「特急希望」「早めに納品してほしい」など、納期を急ぐ要望が含まれる場合、設定させていただきます。
例①ご依頼金額3万円→通常10日納品。特急2営業日納品
例②ご依頼金額15万円→通常25日納品。特急6日納品
※納期例はご入金確認後から運送会社に引き渡すまでの期間で記載していますので、往復輸送期間を別途ご考慮ください。
※混雑状況によっては、対応できない場合もございます。
※入金のやり取りを省略するための代引き決済(+350円)にも対応可能です。


まるごと書類スキャン・高品質スキャンの比較表


  まるごと書類スキャン 弊社高品質スキャン
主な用途 書類を大量に安価にスキャンしたい方向け
事業所向け                  
文書向け (写真は不向き)         
高価な文書など、可能な限り失敗なく、綺麗に残したい書類や本など。カラー・モノクロ・紙厚の極端に厚いもの、薄いものも対応可
作業対象 <作業できるもの>
基本的にコピー用紙ベースの書類
ホッチキス綴じは対応可(多い場合有料)
裁断されていない本タイプの文書や、器具なしでは外せないリングバインダは、弊社で破壊・裁断をしてスキャンを行います。

<作業できないもの>
アルバム・バインダ類
・雑誌や新聞のスクラップ
厚紙と薄紙 A3以上の紙
・その他、ADF自動給紙できない書類全般
左記で作業できないものすべてスキャン対応可
ご依頼時の指示 一律の処理を行う「まるごとサービス」となります。内容物に対する個別の指示は不可となります。 書籍・書類単位で作業内容のご指示が可能です。
使用器機 FUJITSU fi-6800 FUJITSU FI-5900c 及び fi-6800
チェック機構 スキャン後、全ページ確認→目立つゴミやページ抜けなど、著しい劣化が無いことを確認→納品 スキャン→全ページ確認→担当者を変えて2重チェック 
スキャン設定 カラー・濃度 手動設定 カラー・濃度 手動設定
ファイル名付与 弊社裁量で付与 書籍ごとに付与
トリミング 一律設定で縁のトリミングを行います。 最適な余白トリミングを手動で行います。
パソコンで閲覧する際、文書の上下左右の余白を減らせる為、ディスプレイに表示されるコンテンツ領域が大きくなり、文字が読みやすくなります。
ページ抜け 2重チェック作業を行わない為、受注物の0.1%以内の1ページ抜けがあることを想定しています。
最終的な照合・確認作業はお客様で行っていただく前提となります。
ページの抜けはご指摘を下されば、保証期間内に、フォロースキャンさせて頂きます。
ページ抜けは無い前提で納品。
弊社の受注全体で、半年から1年に1回程度発生
ゴミ・縦筋ノイズ ごく小さなゴミや薄い縦筋ノイズを含めれば、受注物の5%以内の発生を想定しています。
※重要な文書のスキャンには向かない理由となります。
文書中に、上記割合を上回って含む場合や、中でも著しいノイズが含まれるページは、保証期間内に、フォロースキャンさせて頂きますので、ご連絡ください。
ページ内にゴミや縦筋ノイズは含まない前提。
再スキャン補償の対象です。
作業ミス基準
及び保証対応
弊社の几帳面さを重視した業務管理の元、作業を行っておりますので、品質に一定のクオリティを保っておりますが、高品質スキャンと比較し、確認及び再スキャンを合理的な程度まで減らすことで低価格化・低額化したサービスですので、ページ抜けやゴミ混じりなどノイズを、補完的にお客様が確認頂くことを想定したサービスです。
もし、ページ抜けや強い異常のあるページがございましたら、保証期間内であれば、再スキャン対応をさせていただいております。
尚、スキャンの濃度やカラー設定は複数書類に適した設定でのスキャンとなりますので、弊社スタッフが想定内と判断する劣化については、設定保証対象外となります。
※もし原本がお客様への返送後で、弊社の手元にない場合、再発送費はお客様負担となります。
作業ミスが原因の不具合につきましては再スキャン対応させていただきます。
※もし原本がお客様への返送後で、弊社の手元にない場合、再発送費はお客様負担となります。
納品形式 データサイズに応じて、CD又はDVDでの納品となります。